Kako pravilno napisati e-mail profesoru?
Sastavni deo studentskog života podrazumeva i redovnu komunikaciju sa nastavnicima (profesorima, asistentima). Akademska komunikacija se često odvija elektronskim putem, putem slanja e-mail poruke, što zahteva prilagođenu formu i korišćenje određenih pravila.
Za pravilno napisan e-mail treba koristiti sledeća uputstva:
- e-Adresa
Preporučuje se registracija nove e-mail adrese za potrebe službene komunikacije tokom studiranja koja treba da bude u formatu: ime.prezime studenta nakon čega sledi znak @ i domen (nije preporučljivo koristiti pseudonim, nadimak, tuđe ime, ime sa godištem i sl.). E-mail adresa ne treba da sadrži specijalne karaktere (\ [ ] ( ) , : ; < >). Prilikom podešavanja e-mail profila poželjno je postaviti ličnu fotografiju (kartica eng. Settings naloga).
- Subject (predmet) e-maila
Predmet (eng. Subject) poruke kratko i jasno opisuje cilj komunikacije (na pr. Seminarski rad iz predmeta, tema rada, ime autora). Treba napomenuti da nije poželjno koristiti previše reči u Subject-u, kao ni nedovoljno reči (na pr. Pitanje, Seminarski, Ime i prezime, i sl. )
- Telo e-maila (sadržaj poruke)
Telo e-mail poruke započinje se pozdravnim akademskim obraćanjem.
Primer: Poštovani profesore Petroviću,
ili: Poštovani profesore,
ili: Poštovana profesorka,
Tekst se nastavlja u novom redu, velikim slovom.
Zabranjena je upotreba bilo kakvih emotikona, kao i skraćenica (na pr. Pozz, msm i sl.).
Poruka treba da bude kratka i jasna uz obavezno persiranje profesoru odnosno poštovanje gramatičkih i pravopisnih pravila (na pr. lične zamenice u jednini: Vi, Vam, Vama, Vas… pišu se velikim početnim slovom).
Uobičajeno je da se pasusi odvajaju praznim redom.
Ukoliko se profesoru šalje jedan ili više priloga (attachment) u vidu seminarskog rada, domaćeg zadatka, završnog rada i sl. obavezno se u tekstu e-maila navodi informacija da se uz mejl prilažu i određeni fajlovi. Na primer, može se napisati “U prilogu e-mejla nalazi se seminarski rad” ili “U prilogu Vam dostavljam domaći zadatak”.
Preporučuje se upotreba fonta Times New Roman ili Arial u crnoj boji.
Nije dozvoljeno korišćenje velikih slova (Uppercase) za čitavu rečenicu ili pasus.
Pre konačnog slanja e-maila treba obavezno proveriti tekst, sadržaj, pravopis i ispraviti sve slovno-tehničke greške. Radi bolje čitljivosti poruke, latinična slova Š, Ć, Đ, Ž, Ć, Č treba koristiti ispravno (ne treba koristii Z, S, C umesto Ž, Š, C, Ć ili Č).
Primer: Pišem Vam u vezi sa predmetom koji predajete u ovom semestru…
ili: Obraćam Vam se u vezi sa predmetom Navedete ime predmeta …
Primer: Želim da saznam više o sadržaju predmeta…
Da li mogu doći na konsultacije vezano za…
Molim Vas da mi dozvolite da naknadno odaberem temu za seminarski rad…
- Pozdrav i potpis
E-mejl se uobičajeno završava rečima: „Srdačan pozdrav,“, „S poštovanjem,“ ili „Unapred zahvalan/zahvalna,“.
U narednom redu se ispisuje puno ime i prezime studenta i obavezno navodi broj indeksa.
Primer: Unapred Vam zahvaljujem na odgovoru. S poštovanjem, Marko Marković IN 001/23.
- Odgovor profesoru
Nakon dobijanja odgovora od profesora, treba obavezno odgovoriti u skladu sa primljenom porukom (na pr. „Hvala na odgovoru“).
Dalje sledi primer dobro i loše koncipiranog e-maila u formalnoj komunikaciji sa nastavnikom:
Poštovani profesore,
U prilogu maila Vam šaljem predlog seminaskog rada na temu “Kako napisati e-mail profesoru?” iz predmeta “Komunikacije”.
Molim Vas da pogledate rad i date svoje sugestije.
Unapred Vam zahvaljujem na odgovoru.
Srdačan pozdrav,
Marko Marković IN 001/23
**prilog
Autor teksta:
Dragana Knežević, asistent
Akademija strukovnih studija Zapadna Srbija-Odsek Užice